一、函數(shù)應(yīng)用基礎(chǔ)

      (一)函數(shù)和公式

      1.什么是函數(shù)

      WPS表格 函數(shù)即是預(yù)先定義，執(zhí)行計(jì)算、分析等處理數(shù)據(jù)任務(wù)的特殊公式。以常用的求和函數(shù)SUM 為例，它的語法是“SUM( 數(shù)值 1, 數(shù)值 2,......)”。其中“SUM”稱為函數(shù)名稱，一個(gè)函數(shù)只有唯一的一個(gè)名稱，它決定了函數(shù)的功能和用途。函數(shù)名稱后緊跟左括號(hào)，接著是用逗號(hào)分隔的稱為參數(shù)的內(nèi)容，最后用一個(gè)右括號(hào)表示函數(shù)結(jié)束。參數(shù)是函數(shù)中最復(fù)雜的組成部分，它規(guī)定了函數(shù)的運(yùn)算對(duì)象、順序或結(jié)構(gòu)等。使得用戶可以對(duì)某個(gè)單元格或區(qū)域進(jìn)行處理，如確定成績(jī)名次、計(jì)算三角函數(shù)值等。

      2.什么是公式

      函數(shù)與公式既有區(qū)別又互相聯(lián)系。如果說前者是 WPS表格 預(yù)先定義好的特殊公式，后者就是由用戶自行設(shè)計(jì)對(duì)工作表進(jìn)行計(jì)算和處理的公式。以公式“=SUM(E1:H1)*A1+26”為例，它要以等號(hào)“=”開始，其內(nèi)部可以包括函數(shù)、引用、運(yùn)算符和常量。上式中的“SUM(E1:H1)”是函數(shù)，“A1”則是對(duì)單元格A1 的引用(使用其中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù))，“26”則是常量，“*”和“+”則是算術(shù)運(yùn)算符(另外還有比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符)。如果函數(shù)要以公式的形式出現(xiàn)，它必須有兩個(gè)組成部分，一個(gè)是函數(shù)名稱前面的等號(hào)，另一個(gè)則是函數(shù)本身。

      (二)函數(shù)的參數(shù)

      函數(shù)右邊括號(hào)中的部分稱為參數(shù)，假如一個(gè)函數(shù)可以使用多個(gè)參數(shù)，那么參數(shù)與參數(shù)之間使用半角逗號(hào)進(jìn)行分隔。參數(shù)可以是常量(數(shù)字和文本)、邏輯值(例如 真值 或 假值 )、數(shù)組、錯(cuò)誤值(例如#N/A)或單元格引用(例如E1:H1)，甚至可以是另一個(gè)或幾個(gè)函數(shù)等。參數(shù)的類型和位置必須滿足函數(shù)語法的要求，否則將返回錯(cuò)誤信息。

      1.常量

      常量是直接輸入到單元格或公式中的數(shù)字或文本，或由名稱所代表的數(shù)字或文本值，例如數(shù)字“2890.56”、日期“2003-8-19”和文本“黎明”都是常量。但是公式或由公式計(jì)算出的結(jié)果都不是常量，因?yàn)橹灰降膮?shù)發(fā)生了變化，它自身或計(jì)算出來的結(jié)果就會(huì)發(fā)生變化。

      2.邏輯值

      邏輯值是比較特殊的一類參數(shù)，它只有真或假兩種類型。例如在公式“=IF(A3=0,"",A2/A3)”中，“A3=0”就是一個(gè)可以返回真或假兩種結(jié)果的參數(shù)。當(dāng)“A3=0”為真時(shí)在公式所在單元格中填入“0”，否則在單元格中填入“A2/A3”的計(jì)算結(jié)果。

      3.數(shù)組

      數(shù)組用于可產(chǎn)生多個(gè)結(jié)果，或可以對(duì)存放在行和列中的一組參數(shù)進(jìn)行計(jì)算的公式。 WPS表格 中有常量和區(qū)域兩類數(shù)組。前者放在“{}”(按下Ctrl+Shift+Enter 組合鍵自動(dòng)生成)內(nèi)部，而且內(nèi)部各列的數(shù)值要用逗號(hào)“,”隔開，各行的數(shù)值要用分號(hào)“;”隔開。假如你要表示第1 行中的56、78、89 和第2 行中的90、76、80，就應(yīng)該建立一個(gè)2 行3 列的常量數(shù)組“{56,78,89;90,76,80}。

      區(qū)域數(shù)組是一個(gè)矩形的單元格區(qū)域，該區(qū)域中的單元格共用一個(gè)公式。例如公式“=TREND(B1:B3,A1:A3)”作為數(shù)組公式使用時(shí)，它所引用的矩形單元格區(qū)域“B1:B3,A1:A3”就是一個(gè)區(qū)域數(shù)組。

      4.錯(cuò)誤值

      使用錯(cuò)誤值作為參數(shù)的主要是信息函數(shù)，例如“ERROR.TYPE”函數(shù)就是以錯(cuò)誤值作為參數(shù)。它的語法為“ERROR.TYPE( 錯(cuò)誤碼 )”，如果其中的參數(shù)是#NUM!，則返回?cái)?shù)值“6”。

      5.單元格引用

      單元格引用是函數(shù)中最常見的參數(shù)，引用的目的在于標(biāo)識(shí)工作表單元格或單元格區(qū)域，并指明公式或函數(shù)所使用的數(shù)據(jù)的位置，便于它們使用工作表各處的數(shù)據(jù)，或者在多個(gè)函數(shù)中使用同一個(gè)單元格的數(shù)據(jù)。還可以引用同一工作簿不同工作表的單元格，甚至引用其他工作簿中的數(shù)據(jù)。根據(jù)公式所在單元格的位置發(fā)生變化時(shí)，單元格引用的變化情況，我們可以引用分為相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用三種類型。以存放在F2 單元格中的公式“=SUM(A2:E2)”為例，當(dāng)公式由F2 單元格復(fù)制到F3 單元格以后，公式中的引用也會(huì)變化為“=SUM(A3:E3)”。若公式自F 列向下繼續(xù)復(fù)制，“行標(biāo)”每增加1 行，公式中的行標(biāo)也自動(dòng)加1。如果上述公式改為“=SUM($A $3：E $3)”，則無論公式復(fù)制到何處，其引用的位置始終是“A3:E3”區(qū)域。

      混合引用有“絕對(duì)列和相對(duì)行”，或是“絕對(duì)行和相對(duì)列”兩種形式。前者如“=SUM($A3：E3)”，后者如“=SUM(A$3:E$3)”。上面的幾個(gè)實(shí)例引用的都是同一工作表中的數(shù)據(jù)，如果要分析同一工作簿中多張工作表上的數(shù)據(jù)，就要使用三維引用。假如公式放在工作表Sheet1 的C6 單元格，要引用工作表Sheet2 的“A1:A6”和Sheet3 的“B2:B9”區(qū)域進(jìn)行求和運(yùn)算，則公式中的引用形式為“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”。也就是說三維引用中不僅包含單元格或區(qū)域引用，還要在前面加上帶“!”的工作表名稱。假如你要引用的數(shù)據(jù)來自另一個(gè)工作簿，如工作簿Book1中的SUM 函數(shù)要絕對(duì)引用工作簿Book2 中的數(shù)據(jù)，其公式為“=SUM([Book2]Sheet1! SA S1: SA S8,[Book2]Sheet2! SB S1:SB S9)”，也就是在原來單元格引用的前面加上“[Book2]Sheet1!”。放在中括號(hào)里面的是工作簿名稱，帶“!”的則是其中的工作表名稱。即是跨工作簿引用單元格或區(qū)域時(shí)，引用對(duì)象的前面必須用“!”作為工作表分隔符，再用中括號(hào)作為工作簿分隔符。不過三維引用的要受到較多的限制，例如不能使用數(shù)組公式等。

      提示：上面介紹的是 WPS表格 默認(rèn)的引用方式，稱為“A1引用樣式”。如果你要計(jì)算處在“宏”內(nèi)的行和列，必須使用“R1C1 引用樣式”。在這種引用樣式中， WPS表格 使用“R”加“行標(biāo)”和“C”加“列標(biāo)”的方法指示單元格位置。啟用或 關(guān)閉R1C1 引用樣式必須單擊“工具→選項(xiàng)”菜單命令，打開對(duì)話框的“常規(guī)”選項(xiàng)卡，選中或清除“設(shè)置”下的“R1C1引用樣式”選項(xiàng)。由于這種引用樣式很少使用，限于篇幅本文不做進(jìn)一步介紹。

      6.嵌套函數(shù)

      除了上面介紹的情況外，函數(shù)也可以是嵌套的，即一個(gè)函數(shù)是另一個(gè)函數(shù)的參數(shù)，例如“=IF(OR(RIGHTB(E2,1)="1"，RIGHTB(E2,1)="3"，RIGHTB(E2,1)="5"，RIGHTB(E2,1)="7"，RIGHTB(E2,1)="9"),"男","女")”。其中公式中的IF 函數(shù)使用了嵌套的RIGHTB 函數(shù)，并將后者返回的結(jié)果作為IF 的邏輯判斷依據(jù)。

      7.名稱

      為了更加直觀地標(biāo)識(shí)單元格或單元格區(qū)域，我們可以給它們賦予一個(gè)名稱，從而在公式或函數(shù)中直接引用。例如“B2:B46”區(qū)域存放著學(xué)生的物理成績(jī)，求解平均分的公式一般是“=AVERAGE(B2:B46)”。在給B2:B46 區(qū)域命名為“物理分?jǐn)?shù)”以后，該公式就可以變?yōu)椤?AVERAGE(物理分?jǐn)?shù))”，從而使公式變得更加直觀。

      給一個(gè)單元格或區(qū)域命名的方法是：選中要命名的單元格或單元格區(qū)域，鼠標(biāo)單擊編輯欄頂端的“名稱框”，在其中輸入名稱后回車。也可以選中要命名的單元格或單元格區(qū)域，單擊“插入→名稱→定義”菜單命令，在打開的“定義名稱”對(duì)話框中輸入名稱后確定即可。如果你要?jiǎng)h除已經(jīng)命名的區(qū)域，可以按相同方法打開“定義名稱”對(duì)話框，選中你要?jiǎng)h除的名稱刪除即可。

      需要特別說明的是，創(chuàng)建好的名稱可以被所有工作表引用，而且引用時(shí)不需要在名稱前面添加工作表名(這就是使用名稱的主要優(yōu)點(diǎn))，因此名稱引用實(shí)際上是一種絕對(duì)引用。因?yàn)樗皇俏谋荆褂脮r(shí)名稱和標(biāo)志都不能添加引號(hào)。

      (三)函數(shù)輸入方法

      對(duì) WPS表格 公式而言，函數(shù)是其中的主要組成部分，因此公式輸入可以歸結(jié)為函數(shù)輸入的問題。

      1.“插入函數(shù)”對(duì)話框

      “插入函數(shù)”對(duì)話框是 WPS表格 輸入公式的重要工具，以公式“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”為例， WPS表格 輸入該公式的具體過程是：

      首先選中存放計(jì)算結(jié)果(即需要應(yīng)用公式)的單元格，單擊編輯欄(或工具欄)中的“fx”按鈕，則表示公式開始的“=”出現(xiàn)在單元格和編輯欄，然后在打開的“插入函數(shù)”對(duì)話框中的“選擇函數(shù)”列表找到“SUM”函數(shù)。如果你需要的函數(shù)不在里面，可以打開“或選擇類別”下拉列表進(jìn)行選擇。最后單擊“確定”按鈕， 在單元格中會(huì)出現(xiàn)“=SUM()” 。

      對(duì)SUM 函數(shù)而言，它可以使用從 數(shù)值 1 開始直到 數(shù)值 30 共30 個(gè)參數(shù)。對(duì)上面的公式來說，首先應(yīng)當(dāng)把光標(biāo)放在 括號(hào)中 ，單擊工作簿中的“Sheet2!”工作表標(biāo)簽， 連續(xù)選擇A1:A16區(qū)域，按住Ctrl鍵，單擊 “Sheet 3 !” ，選擇B2:B9區(qū)域，回車即可。

      上述方法的最大優(yōu)點(diǎn)就是引用的區(qū)域很準(zhǔn)確，特別是三維引用時(shí)不容易發(fā)生工作表或工作簿名稱輸入錯(cuò)誤的問題。

      2.編輯欄輸入

      如果你要套用某個(gè)現(xiàn)成公式，或者輸入一些嵌套關(guān)系復(fù)雜的公式，利用編輯欄輸入更加快捷。

      首先選中存放計(jì)算結(jié)果的單元格;鼠標(biāo)單擊 WPS表格 編輯欄，按照公式的組成順序依次輸入各個(gè)部分，公式輸入完畢后，單擊編輯欄中的“輸入”(即“√”)按鈕(或回車)即可。手工輸入時(shí)同樣可以采取上面介紹的方法引用區(qū)域，以公式“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”為例，你可以先在編輯欄中輸入“=SUM()”，然后將光標(biāo)插入括號(hào)中間，再按上面介紹的方法操作就可以引用輸入公式了。但是分隔引用之間的逗號(hào)必須用手工輸入，而不能像“插入函數(shù)”對(duì)話框那樣自動(dòng)添加。